Hoy vamos a ver el uso de los sistemas para mejorar nuestra productividad.
En este post te voy a explicar cómo entiendo yo los sistemas y cómo los uso para ser más productivo.
Esto es lo que te cuento aquí
¿Qué es un sistema?
Podemos definir un sistema como un conjunto de elementos que interactúan entre sí de manera coordinada para producir un resultado.
En mi caso, creo sistemas para facilitarme el día a día, reducir el número de decisiones que tomo y cometer menos errores.
¿Cuándo crear un sistema?
Cuando identifiques una tarea repetitiva o algo que vas a hacer que crees que podrás usar y te podrá ser útil en un futuro es una buena idea crear un sistema.
Por ejemplo…
- Sistema para atender llamadas
- Sistema para gestionar el correo electrónico
- …
Es importante comentar que un sistema no tiene porqué ser algo complicado, de hecho, cuánto más simple mejor.
¿Cómo crear un sistema?
Para crear un sistema lo primero que tienes que hacer es identificar qué es aquello que quieras sistematizar y a continuación anotar el sistema descrito y empezar a usarlo.
¡Eso es todo!
En mi caso particular tengo aproximadamente unos 20 sistemas, que me ayudan a realizar actividades, tanto personales como profesionales.
Ejemplos de sistemas
Voy a exponer contigo un par de sistemas propios, pero lo correcto sería que crearas tus propios sistemas, adaptados a tu estilo de vida y acciones.
Sistema Inbox 0
Para gestionar mi correo electrónico tengo un sistema que consiste en:
- 3 revisiones diarias.
- Atender todos los mensajes en el momento que revise el correo electrónico.
- Si hay alguno que no puedo gestionar, lo cambio a la carpeta de «En Espera» (Sí, en Gmail esto se puede hacer con etiquetas.)
- Las newsletters se etiquetan con un filtro automáticamente para leerlas el domingo.
- Límite de dos párrafos por email.
Sistema de lanzamiento
Este sistema lo utilizo cuando tengo que materializar una nueva idea:
- Dedico 1h a elaborar un documento explicándola en detalle y desarrollándola.
- Dedico 8h para preparar esta idea, ver qué voy a necesitar e implicar a por lo menos una persona extra que se incorpore y me ayude a lanzarla.
- Dedico 24h a preparar un PMV y validarla con el mercado.
Puedes usar estos sistemas tanto para atender mensajería electrónica instantánea, para ciertos ámbitos de tu trabajo… ¡O lo que se te ocurra!
¿Conocías el uso de los sistemas para mejorar tu productividad? ¿Qué sistemas vas a empezar a implementar?
