La automatización de procesos parece siempre algo positivo, si algo se puede automatizar a fin de cuentas, ¿por qué no hacerlo?
En esta serie de posts sobre automatizaciones profundizaremos tanto en metodologías como en herramientas, pero ahora vamos a ver cuándo automatizar y cuando no.
Esto es lo que te cuento aquí
¿Qué es la automatización?
La automatización podríamos decir que consiste en delegar una serie de pasos repetitivos en una máquina.
Tal y como una máquina de coser facilita y acelera el proceso mecánico de crear ropa, un software facilita y acelera el proceso de hacer ciertos procesos.
(Cuando un proceso se puede automatizar decimos que es automatizable.)
¿Cuándo se puede automatizar un proceso?
Decimos que un proceso es automatizable cuando podemos desglosarlo en pequeñas tareas repetibles que repetidas de forma ordenada, dan el mismo resultado.
Por ejemplo, imaginemos que tenemos un periódico y realizamos todos los días una publicación en redes sociales anunciando el último post publicado, aquí tenemos un proceso (Compartición de post en redes sociales) y una serie de pasos (Selección del último post, entrar en redes sociales, pegar enlace, publicar) que repetidos una y otra vez nos dan el mismo resultado.
Por tanto aquí decimos que estamos ante un proceso automatizable.
¿Cuándo no se puede automatizar un proceso?
No se puede automatizar un proceso cuando tras repetir una serie de pasos este no genera el mismo resultado, estos pasos no están bien definidos o bien uno de los pasos es de naturaleza creativa *.
Un ejemplo de esto sería la revisión de un proyecto, si tenemos un proyecto web que queremos automatizar la revisión, aquí los pasos no estarán tan bien definidos ya que habrán muchas variables que pueden influir y los pasos de revisión no siempre serán los mismos.
*En el ejemplo anterior hemos visto que sí que es posible automatizar la subida de un post en redes sociales, ahora bien, ¿y si requerimos también de un comentario para esa noticia? Ahora entra un componente creativo, ¿Se puede automatizar?
Automatización parcial
Hay muchos procesos como el ejemplo anterior (O la asistencia previa a un chat en la página web) que tienen bien definidos una serie de pasos pero requieren de una parte creativa o más bien de que una persona opere una parte del proceso: Escriba el comentario de la noticia o atienda a ciertas personas en el chat de la web.
Estos procesos SÍ QUE SON POSIBLES automatizarlos pero hay que tener en cuenta que no totalmente, y su función aquí no es realizar el proceso entero sino facilitarlo, por lo que siguen siendo útiles.
En el ejemplo anterior, se le podría quedar la noticia en borradores de la red social de manera que luego el periodista entre y comente y publique la noticia o el chat de la página web que utilice una automatización para preguntar y solucionar las dudas más comunes y sino se resuelve es cuando acaba la automatización y se pasa a un agente. En ambos casos la finalidad de la automatización es la mejora de la eficiencia del trabajador.
No automatices tan rápido
A veces, sobretodo cuando estás familiarizado con la automatización, se cae en el error de sobre automatizar, y de querer hacer automatizaciones hasta para mirar el correo electrónico, es tentador, pero no caigas ahí.
Antes de desarrollar una automatización valora si realmente la necesitas, hay muchas veces que acabas antes haciendo un proceso manual antes que desarrollando una automatización para hacerlo, parece obvio pero cuando estás acostumbrado a automatizar no lo ves tan fácilmente.
Precauciones a la hora de automatizar
Una automatización raras veces funciona bien siempre sola, por regla general requieren revisión, ya sea porque pueden fallar o porque lo que están intentando automatizar falla.
No olvides siempre que automatices un proceso, generar un sistema de alerta que te avise si falla. La revisión de todo el proceso es algo que se debe hacer, con más o menos frecuencia dependiendo del proyecto y la complejidad de la propia automatización.
Es decir, no es automatizar un proceso y olvidarnos de este, cada automatización necesita su sistema de alertas y la revisión del mismo cada cierto tiempo.
La automatización es genial para que algunos procesos nos consuman menos tiempo, pero antes de automatizar asegúrate también de que sirve para algo, ya que otro error común es automatizar procesos y no saber muy bien porqué.
Ahora que hemos visto la base de la automatización. ¿Qué procesos podrías automatizar? ¿Cómo lo podrías hacer?
